We trappen waarschijnlijk een open deurtje in, maar een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dus dat je begint met een kraakheldere analyse! Wat wil je oplossen? Wat zijn de verwachtingen? Je wensen? Wat gaan we gebruiken? Welke processen pakken we aan? Welke boeiende inzichten wil je straks uit het systeem vissen? Wie doet wat? Moet er wat mee uit andere systemen of gaan we iets koppelen? Wat zijn de eventuele risico's? Wanneer wil je starten? Een implementatie heeft een duidelijke richting nodig en we springen dus nooit zomaar in het diepe. Pas als we alle ins en outs helder hebben, komen we met een tailor-made stappenplan.

Alvorens we starten met de inrichting doen we eerst nog even een kort "bodemonderzoek". Staan alle neuzen dezelfde kant op? Staan er ergens hakken in het zand? Open eindjes misschien? Is er voldoende draagvlak? Ziet iedereen het belang er van in? Zonder een collectieve acceptatie en voldoende draagvlak, zal de implementatie lastiger verlopen, langer duren en het eindresultaat tegenvallen. Ook heeft het implementatieteam steun en beslissingsruimte nodig, het liefst vanuit de top van de organisatie. Alles op orde? Let's go!

Nu het stappenplan op "tafel" ligt en iedereen weet waar we naar toe gaan werken, starten we gezamenlijk met de inrichting. Allereerst tuigen we de basisinstellingen op en pakken we vervolgens door met het inrichten van je data, processen, workflows en eventuele integraties. Uitgangspunt hierbij is de processen, welke er toe doen, te optimaliseren en zo goed mogelijk te automatiseren. Zo kunnen medewerkers straks doen waar ze écht goed in zijn en regelt Zoho de rest. Uiteraard testen we samen alles goed door en waar nodig sturen we wat bij.

Net als bij autorijden, is de kans op schade (of erger) groot als nieuwe Zoho-bestuurders zonder enige kennis en ervaring de "weg" op gaan. Dus zijn onze gecertificeerde trainers tijdens deze fase druk met het geven trainingen en workshops aan de alle Zoho-newbies. Snapt iedereen het? Mooi, dan is het eindelijk zover: de start! Spannend? Nou en of. Daarom zijn wij die dag ook van de partij. Zie ons als de badmeesters die bijspringen als er iemand dreigt te verdrinken of in het ondiepe wil gaan duiken. Ook als we weer op kantoor zijn, blijven wij uiteraard volledig beschikbaar voor eventuele vragen en verzoeken.

Na de initiële start met Zoho gaan onherroepelijk processen (door voortschrijdend inzicht of wijzigingen binnen de organisatie) weer op de schop, komen en gaan er collega's, is er sprake van groei of krimp, kortom......een ding is zeker, niets blijft zoals het is! Bij het uitblijven van vervolgacties, gaat er veel waarde verloren en sluit Zoho steeds minder goed aan. Wij blijven dus maar wat graag proactief onderdeel van het verbeterproces en zorgen ervoor dat Zoho, ook op de lange termijn, optimaal blijft bijdragen.